O que aprendi usando as páginas impressas que criei para organizar minhas criações, projetos, pedidos de clientes e compromissos pessoais.
Neste artigo, vou te apresentar meu catálogo de seis páginas de Planejamento Semanal que criei para compor os Cadernos Planejadores Personalizados do Ateliê Alex Contin. Eles estão disponíveis em encadernações Wire-O colorido (aqueles arames de anel duplo) ou com Discos (o famoso Caderno Esperto – porque Inteligente é marca registrada e não devo usar). Aqui também estão algumas dicas e experiências sobre formas de planejamento pessoal e profissional com esses materiais.
Você que está criando um caderno comigo, essa é a forma de visualizar quais páginas você pode escolher para seu caderno. Se você já recebeu meu kit de degustação, tenha ele em mãos para entender um pouco mais de cada uma das páginas de Planejamento Semanal. Boa leitura!
Fui aquela criança das papelarias. A melhor época do ano: volta às aulas! Visitar lojas de roupa no centro de Limeira era sensacional nesse período. Elas abriam espaço no meio de tanto pano para vender materiais escolares. Era o paraíso na terra. Fui também a criança das agendas, dos cadernos – um para cada matéria, um para cada finalidade… Na verdade não fui, ainda sou essa criança que ama novidades, mas que aprendeu (por necessidade e gosto mesmo) a usar todo esse universo papelarístico para trabalhar, se organizar, planejar, pensar, criar, refletir, e etc.
Depois das inúmeras agendas diárias incompletas da infâncias e, principalmente, da adolescência, percebi que um modelo de planejador semanal e até o mensal, fazia mais sentido. Foi assim durante as duas graduações e o mestrado, mas não de forma constante. Tinha períodos que nem agenda tive, era tudo na loucura da rotina mesmo, e deu certo por um tempo. Foi quando entrei no mundo corporativo de São Paulo que passei a olhar para esses planejadores de forma diferente.
Planejamento da Semana: Planejar na Segunda-Feira para executar nos demais dias
Nesse “mundo corporativo” existem inúmeras metodologias para incontáveis necessidades. Algumas adaptadas das fábricas, como o Fordismo, Toyotismo e outros -ismos que a gente vê nas aulas de História e Geografia (atual Ciências Humanas) na escola; outras que se distanciam da produção braçal e nascem num ambiente digital, pensando mais em fluxo de ideias e pensamentos (algo mais imaterial) e, por consequência, em processos de produção. Nas minhas experiências nesse universo tive contato com o Scrum, Sprint, Marketing Ágil e outras formas de organizar processos e produção de forma colaborativa.
O ponto mais importante, aqui, é o trabalho colaborativo. Como a atividade de uma pessoa depende direta ou indiretamente da de outra, a equipe precisa ter visibilidade de quando cada integrante vai fazer o quê para determinar sua própria agenda. Exemplo: para criar um post no blog (como este), eu escreveria o texto, a pessoa designer criaria as imagens, alguém iria publicar ela no blog, outra pessoa postaria nas redes sociais, outra enviaria por e-mail para todos e todas da empresa, e por aí vai. Se eu não escrever, como todas essas outras atividades poderão avançar?
Para garantir toda essa agilidade entre as pessoas de equipes no mundo corporativo, é comum haver uma reunião na segunda-feira, logo pela manhã, para cada uma expor como pensou sua agenda da semana. O grupo pode negociar datas e entregas, mas o essencial é que todos sabem o quê e quando farão o necessário para cumprir com as metas da empresa e da liderança. Na Sexta, uma nova reunião analisa se o planejamento deu certo. Essa retrospectiva auxilia a identificar o que precisa ser adaptado para aprimorar o trabalho conjunto e as entregas do coletivo na(s) próxima(s) semana(s).
Planejador Semanal Padrão: Registre Entregas, Reuniões, Consultas e Compromissos Periódicos e ter Visibilidade de Demandas e do Tempo Livre
Num contexto profissional como o que descrevi acima, um Planejador Semanal Padrão como este funciona superbem. Nele, você já lista quais serão as principais atividades e entregas da semana na coluna Planejamento e as distribui na data de execução e entrega ou quando elas irão acontecer nas colunas dos dias úteis. A página ainda tem um campo de Notas para ideias que surgem do nada ou observações valiosas que não podem ficar perdidas só na cabeça.
Para uso pessoal, você pode usar essa página para anotar seus compromissos da semana: consultas médicas, aulas, treinos e todas as atividades regulares que já faz. O uso é bem parecido com uma agenda tradicional.
Independente de uso pessoal ou profissional, a dica é anotar todos esses compromissos junto com o tempo previsto para cada um deles. Ao ter tudo registrado assim, no papel, você terá mais noção do tempo já comprometido e o restante que terá para se envolver em outras atividades, projetos, encontros e compromissos. Uma boa forma encaixar coisas prazerosas para fazer, sentir e experimentar nos tempos livres.
À medida que esses compromissos forem acontecendo, vale também anotar o tempo total que você gastou nele. A reunião era de 30 minutos e durou uma hora? Uma atividade foi mais rápida que previsto? Anote. Com o passar das semanas, você terá um mapeamento de suas atividades. Analise todos esses compromissos, encontre padrões que podem ser repensados e corrigidos para se planejar de forma cada vez mais assertiva.
Monitorando Hábitos e o Planejador Semanal Personalizado
Se além de registrar suas atividades, você também quer monitorar a evolução de seus hábitos, fique sabendo que a página que te mostrei acima, o Planejador Semanal Padrão, pode ser personalizado para sua necessidade ou objetivo do momento. Essa é uma forma de trazer mais ilustrações para a página, além de deixar sua cara para aquele incentivo extra.
A Personalização do Planejador Semanal Padrão é feita no campo de monitor de hábitos, o espaço pequeno de até duas linhas no topo de cada coluna – com ícones representativos e espaços para anotações (como o monitor de corrida e remédios da imagem). Esse campo é incluído como uma personalização em seu planejador e você pode escolher o ícone do que irá monitorar dia após dia.
Para além desses ícones personalizáveis, a ideia de Monitorar Hábitos também é uma outra possibilidade de uso para os Planejadores Semanais Padrão ou Personalizado. Ao invés de anotar reuniões, compromissos de empresa e outras atividades… você pode usar seu planejador como um diário dos hábitos que você tem ou quer desenvolver por prazer ou necessidade.
Você pode usar o Planejador Semanal para registrar o cardápio da semana de forma antecipada ou ir anotando o que comeu a cada dia, por exemplo. Se quer criar o hábito da leitura, anote quantas páginas leu, o que entendeu ou até onde a história avançou; a evolução dos pesos dos treinos da academia; suas medidas corporais… essas são algumas informações para seu diário de bordo feito no Planejador Semanal Padrão ou Personalizado.
Sem Desperdiçar Papel: O Caderno Planejador Ideal para Uma Pessoa de Fases
Eu não sei quantas agendas e planejadores comprei, usei durante um tempo e depois deixei guardado por aí. Como a Lua, sou uma pessoa de fases: tem hora que estou Cheia e radiante e planejo tudo, anoto tudo, tudo é produtivo; tem hora que tô Minguante: sigo anotando, mas com a bateria acabando; e, além de muitas outras, tem a fase Nova também: quando hiberno, me reservo e ninguém me vê, nem os cadernos e planejadores.
Por ser assim é que uso esses planejadores que a gente precisa preencher o dia e o mês. Se não quiser anotar ou planejar nada durante as férias ou em algum período aleatório do mês, paro de anotar e planejar – sem desperdiçar nenhuma página já datada – e volto quando quiser, inclusive no meio da semana, se necessário.
“Faz primeiro, Anota depois”: Planejador como Diário de Bordo da Semana ou de Projetos
Se você quer se planejar, mas não sabe como começar, o fundamental é você conhecer e reconhecer sua rotina. É o “Faz primeiro, anota depois”. Use o Planejador Semanal para ir anotando o que você faz ao longo da semana e quanto tempo leva em cada atividade. Com algumas semanas anotadas, pare e procure por padrões. Isso será um exercício de autoconhecimento e/ou desenvolvimento pessoal ou profissional.
Você não precisa anotar TUDO o que faz, desde quando acorda até a hora que vai dormir. Comece organizando a casa um cômodo por vez. Uma estudante para vestibular ou concurso, por exemplo, pode anotar quais disciplinas ou tópicos estudou ao longo do dia e quanto tempo cada sessão de estudos durou. No final da semana, quinzena e/ou mês, vale analisar todas essas informações para refletir se essa sua forma de estudar está dando certo.
É fácil nos empolgarmos com assuntos legais e deixar pouco tempo (ou evitar) aqueles mais difíceis ou chatos, né? Ao olhar as anotações feitas no Planejador Semanal, é possível identificar se isso também acontece com você – principalmente se a nota da prova daquela matéria chata foi bem abaixo do esperado.
O importante é a análise dessas informações de maneira periódica. Com o tempo, você se conhecerá a ponto de ser capaz de determinar o tempo exato de estudos ou esforço necessário de acordo com sua afinidade com a matéria ou tarefa.
Com o tempo, é possível ir incluindo outras atividades do dia para ver como elas se relacionam. Eu, por exemplo, comecei a anotar até os dias que eu resolvia descansar à tarde (quando tirava uma “cochileta russa”: me deitava para uns 30 minutos de descanso e dormia não sei quantas horas…). Com o tempo, observei que isso acontecia com mais frequência nas terças-feiras. Analisando todo o contexto não demorou para descobrir que eu estava trabalhando todos os dias sem parar, inclusive sábado e domingo! Ou seja, sem priorizar momentos de descanso e desconexão real com o trabalho, meu corpo não estava aguentando e pedia arrego toda terça, meu único dia de descanso (forçado).
Planejador Quadro 5+2: O “Planejador Semanal” sem fronteiras para Sequências, Estudos, Etapas ou Processos
Para quem não se encaixa nos exemplos acima ou quer ainda mais liberdade para seguir os registros semanais ou de projetos, a opção é este “Planejador Quadro 5+2”. Ele não tem texto algum, exceto minha assinatura. No lugar disso, há mais campos para você preencher e personalizar como bem entender – inclusive extrapolando o uso como um planejador mensal.
Resolvi incluir no catálogo do Ateliê Alex Contin as páginas que estou chamando de “Quadros”. Elas são versões sem texto de páginas de planejamento semanal, mensal e semestral ou de planilhas de controle financeiro. Para quem realmente gosta de escrever e personalizar seu material, isso é ouro; mas a ideia vai além disso.
Ao tirar os nomes dos dias da semana e demais textos do Planejador Semanal Padrão, ficamos com um grande quadro de seis colunas e várias linhas para hierarquizar informações. Essa é uma ferramenta bem útil para outros tipos de planejamento, como os de aulas ou de processos.
Para o planejamento de aulas, a educadora pode anotar a sequência de até cinco experiências de aprendizagens sucessivas e/ou progressivas nas colunas turquesa (1 a 5), uma atividade avaliativa em grupo (nas células azuis) e a avaliativa individual (nas células rosa) na última coluna.
Personalização Visual 100%: Páginas com a Logo, Cores e Dados de sua Empresa ou Marca
Outro propósito para incluir esses “Quadros” em meu catálogo está ligado à personalização 100% do seu caderno.
A Personalização pode ser completa, ou seja, alteração nas Cores, Arte e Logo desse Planejador Quadro 5+2 para adequá-lo visualmente ao seu pequeno negócio (serviço disponível apenas para MEIs e Pequenas Empreendedoras ou Artesãs).
Neste caso, você escolhe qual é a fonte dos textos, cores das caixas e todos os detalhes para ter um caderno único e, principalmente, funcional.
Este serviço, por envolver uma nova identidade do produto, tem valor adicional e este depende de cada caso. Entre em contato para conversarmos sobre sua ideia e necessidade.
Qual é o Próximo Passo, Alex?
Se estamos criando um caderno personalizado juntxs, você está no momento de escolher quais páginas irá querer. Escolha qual das páginas de planejamento semanal mais se adequa à sua necessidade e faça o mesmo com as demais opções (mensal, bimestral, semestral e anual). Posso te ajudar na escolha também, só me chamar para conversar.
Quando tivermos todas as páginas definidas, passaremos para os demais detalhes de seu caderno como a encadernação, o acabamento da capa e demais detalhes que vou te passar. 😉
Confira minhas opções de caderno e entre em contato:
